豬腦爸 D NOW BA: 用WORD 2007 寫論文(建立文字目錄篇)

最近在整理學校一些舊的計畫文件，發現許多制式的問題
加上想考研究所了，有鑑於未來可能有撰寫大一點的論文的可能性
DNOWBA也正視了一下以前寫WORD不大注意的小細節
OFFICE WORD對我來說是很常使用到的文書處理軟體
但相較於EXCEL、POWERPOINT等其他軟體工具來說
也是最被DNOWBA忽略的東西
除了WORD上常用的幾個工具外
我也很少會去想其他的事情
有陣子在處理採購案時，甚至為了精算工期、判讀金額是否合規定，加上一些制式的表格輸出，索性連契約書都在EXCEL上打了。
有陣子在寫研習用資料，為了節省做簡報的時間，所有的資料查詢和彙整也都直接在POWERPOINT上作業。

看來我對WORD實在是不大體貼

這麼多的工具才用不到1%吧，當初在WORD 2007出來到使用時，軟體本身看來是有去蕪存菁之感(其實是把不常用的工具藏比較深一點，常用的放大一點…並對工具用途做更清楚的分類)，我想微軟這樣的修正事出有因。而我也同意做多少事用多少工具，如果只是打打讀書心得報告的話就別用牛刀了。

DNOWBA這邊就用寫論文這個專案來看看我們會用到WORD的哪些工具。

論文的結構不外乎封面、中文摘要、英文摘要、誌謝、目次、圖次、表次、本文、參考文獻。理所當然我們會從本文和參考文獻中先著手。最好就是一邊充實本文一邊紀錄資料來源。而文本本身看似好處理卻牽一髮動全身，中間只要增減資料圖表，你的目次、圖次、表次、文獻影響。所以WORD裡如果能設定好的話，其他部分是可以隨著文本資料跟著連動的。

◎本文和目錄的互相連動，軟體中如果不跟他講好規則來，任他怎麼神通廣大也無法幫你達成自動生目錄的任務

這個規則其實很簡單，就是讓軟體自動找出文章中屬於同樣字型、字型大小等格式，且又在不同段落的。最後依頁次進行排序。但最好讓軟體認識的方式是用多層次的清單標號。

1、建立多層次的清單標號：我們以往在打字串「第一章緒論」按enter後他會幫我們為下一行自動標號成「第二章」，打「第一節xxx」的字串時也是如此，這樣的方式在我們的認知裡是有層次的，而且word的自動編號也讓你錯覺word也認同你的層次，初期繕打時你除了要每次第一個階層你都要重新告訴word這叫第一節，然後排除一些接續編號的錯誤，過程中不會再發現什麼大問題，等到了排目錄時就會發現word亂搞一通。

事實上是word並不覺得你在排有層次的東西，因為你使用的僅不過是word的編號工具。

注意到了嗎，其實編號的右邊還有一個正宗的編號方式-「多層次清單」，而編號工具在word裡只是為了解決一大段落(某一節裡)辯識度的問題。其用法和編號工具沒什麼太大差別，按一下就可以幫你套用，也可以自訂。

2、將WORD版面由整頁模式切換成大綱模式：在了解階層的問題，我們當然在寫論文前會想個架構出來，這時候切換成大綱模式會比較好處理架構的問題。

工具頁籤中選擇檢視→大綱模式

大綱模式中就有針對階層做的工具分類，有助於架構的整理

3、熟悉大綱中的階層設定：

這裡請用「多層次清單」工具來練習，如果你的第一章、第二章等字串都是要自已打的話表示你沒有在啟用多層次清單的功能，若要快速轉換該段落的階層是用TAB、SHIFT+TAB兩按鍵來控制。

4、自行設計各階層的格式，開始撰寫論文的時候，我想教授第一件事情就要會要求格式的問題，格式的要求倒沒有什麼正確答案，也不大需要拘泥什麼國際標準，因為只要階層正確的話，要自訂格式如字型大小、字體都是輕而易舉之事，打個比方，教授要求格式如下

	字體大小	字體	行距	排列方式
章	24px	標楷體、Calibri	28px	置中
節	20px	標楷體、Calibri	24px	置左
小節	16px	標楷體、Calibri	20px	置左

一般來說，WORD就有預設好一些常用的階層可能的格式，要修改各階層的格式，只要點選該階層(注意下圖網底字的地方)，在常用頁籤中的樣式工具裡，選擇別的樣式後按一下即套用，如圖我們設計節的部分是第二階，那麼word早幫我們套成標題2的樣式，我們也可以手動來修改。

若是要對教授的味，我們只要在大綱模式下做好階層，然後在樣式工具中選擇其階層，按滑鼠右鍵→修改即可設定

下圖即樣式修改的視窗，其中中文和英文的文字格式設定是分開的需注意。
注意到最後的選項「只在此文件」、「依據此範本建立的新文件」。唔…就是把這些定義好的東西存成範本，以後到哪台電腦套用一下範本就可，不用重新修改!!
再來左邊角還有一個格式，把它打開來看一下吧，會有些意想不到的其他格式設定，應該足以應付喜愛重口味的教授

5、定義新的多層次的清單標號
在本文裡的基本階層觀念有了，還有二個地方要注意

(1)我們在架構的同時也會希望把封面、中文摘要等其他不屬於章節內容之屬列入其中，那麼請不要想把他們列入階層中，因為在實際認知中本來本文外都算是引文，再者目錄頁中並不需要收錄這些篇幅的頁碼。下面左就是階層錯誤的示範，圖右是我建議的部分。

(2)在寫中文論文時我們常會被要求寫第一階層用「第一章、第二章…」、第二階層用「第一節、第二節…」的中文標號方式，但是到了後面「第x項」用完後發現標號入不敷出時，又要我們改用「1.1.1、1.1.2」的阿拉伯數字來標記，因此我們讀1.1.2時又要在腦袋瓜裡轉讀成第一章第一節的第二項…同樣word也會搞不懂你在做啥，一下中文標號一下又英文標號的，所以在接著打「1.1.1」的字串時你會發現他不幫你自動標號了；相對的，如果你一開始1然後1.1然後1.1.1的這樣輸入，word會幫排得井然有序。碰到這種情況的話我們得用軟體因地制宜。

在多層次清單工具下，有「定義新的多層次清單」的功能，並按一下左下角的「更多」來展開設定項目，打開視窗後我們切換到第三階層，修改「輸入數字的格式設定」、「這個階層的數字樣式」如下，這個時候第三階層即由「第x項」變成「1.1.x」的顯示方式。

在中文標號情形下是以章→節→項來處理的，所以第四階以後是沒有的，這個時候，可比照上面來自行添加階層。